FAQ - Digitale Offizin
Hier finden Sie auf viele Fragen Ihre Antworten. Navigieren Sie durch die untenstehenden Fragen oder nutzen Sie die Suchmaske oberhalb dieses Texts.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Digitalen Offizin inkl. Webshop und Website.
Artikelverfügbarkeit und Liveabfrage
Wie werden die Verfügbarkeiten der Artikel geprüft und übermittelt?
Verfügbarkeiten können aus verschiedenen Quellen abgeleitet werden:
Es gibt 4 Optionen, worüber die Verfügbarkeit in unterschiedlichem Rhythmus abgeglichen wird:
-
Bulkabfrage: Großhandel (GH) Verfügbarkeit aus zugewiesenem Hauptlager (AHD + GEHE) ohne MSV3 Daten (nennt sich auch 'Lieferfähigkeitsdatei')
- Ein Abgleich der GH-Verfügbarkeiten mit 'Lieferfähigkeitsdatei' erfolgt einmal täglich je Lager, zeitabhängig vom Großhandel
- Ist der Bestand >0, wird der Artikel als "verfügbar" angezeigt
-
MSV3-Abfrage: GH Verfügbarkeit durch eigene MSV3 Daten
- wichtiger als BULK-Abfrage!!!
- Ein Abgleich beim GH per MSV3 erfolgt mehrmals täglich (z.B. bei Noweda: 250x // AHD: 200x). Voraussetzung sind korrekte MSV3 Daten und freigeschaltete Bulk-Abfragen beim GH
- Eine zusätzliche Artikel-Liveabfrage im Warenkorb, zur Prüfung und Korrektur der aktuellen Verfügbarkeit und Menge im GH, ist über das Apotheken-Backend aktivierbar
- Ist der Bestand >0, wird der Artikel als "verfügbar" angezeigt.
-
Bestandsabfrage aus der Warenwirtschaft (WWS)
- Der Bestand aus der Warenwirtschaft (WWS) wird seitens Mauve 1x stündlich abgeglichen - je nach WWS Software der Apotheke werden Daten seltener geliefert
- "sofort verfügbar" = Lagerartikel
- "verfügbar binnen 24/48h“ = über den GH lieferbar
- "nicht verfügbar" = ist weder Lagerartikel, noch über den GH lieferbar oder kein VK-Preis aus der Lauer Taxe vorhanden
- Der Bestand aus der Warenwirtschaft (WWS) wird seitens Mauve 1x stündlich abgeglichen - je nach WWS Software der Apotheke werden Daten seltener geliefert
-
Bestandsübermittlung via Dateiupload über das Apotheken-Backend
- Der Bestand aus einem Dateiupload liegt in der Hand der Apotheke
schauen Sie dazu im unten bereitgestellten Video die Anleitung
- Der Bestand aus einem Dateiupload liegt in der Hand der Apotheke
Was bedeutet die Liveabfrage und wie funktioniert diese?
Sofern Sie MSV3-Zugangsdaten für die Verfügbarkeitsabfrage beim Großhandel (GH) über das Apotheken-Backend hinterlegt haben, können Sie im selben Bereich "Meine Apotheke - Artikelverfügbarkeit & Zahlungsweisen - Großhandelsdaten" die Liveabfrage aktivieren. Nach Aktivierung wird jeder Warenkorb geprüft, ob die vorhandene Stückzahl über den Bestand hinausgeht und beim GH vorrätig ist und informiert ggf. den Endverbraucher über eine Mengenänderung.
Ein Beispiel:
-
Warenkorb: Der Artikel "Musterartikel" ist 3x im Bestand der Apotheke vorhanden, ein Endverbraucher hat allerdings 5 "Musterartikel" in den Warenkorb gelegt
-
Liveabfrage: Der Webshop fragt nun per MSV3-Anbindung 2 weitere "Musterartikel" beim GH an und erhält die Rückmeldung, dass beim GH nur noch 1 "Musterartikel" bestellbar ist. Entsprechend kann der Endverbraucher nur 4 Artikel erwerben und wird im Warenkorb darüber informiert, dass die gewünschte Artikelmenge um einen Artikel reduziert wurde.
Wie wirken sich die MSV3-, BULK-Abfrage, Warenwirtschaft-Anbindung und die manuelle Bestandspflege über das Apotheken-Backend auf die Verfügbarkeitsanzeige der einzelnen Artikel aus?
Die Verfügbarkeitsanzeige erfolgt auf Grund verschiedener Faktoren:
-
Keine Eingabe MSV3-Kennwort (Großhandel 1 / Großhandel 2) im Apotheken-Backend:
- Für die Anzeige "verfügbar binnen XXh*" wird eine täglich, einmalige Bulk-Abfrage des Bestandes beim Haupt-Großhandel (GEHE / AHD) abgefragt. Ist dieser >0, wird der Artikel als "verfügbar binnen*" angezeigt.
-
Eingabe MSV3-Kennwort (Großhandel 1 / Großhandel 2) im Apotheken-Backend:
- Hier kann über MSV3 eine Live-Abfrage der Großhandel-Verfügbarkeit stattfinden. Ist der Bestand bei der/den hinterlegten Großhandlung(en) >0, wird der Artikel als "verfügbar binnen XXh*" angezeigt.
-
Mit WWS-Anbindung:
- "sofort verfügbar" = Lagerartikel
- "verfügbar binnen XXh*" = über den Großhandel lieferbar
- "nicht verfügbar" = kein VK-Preis aus der Lauer Taxe vorhanden oder weder ein Lagerartikel, noch über den GH lieferbar
-
Ohne WWS-Anbindung:
- "verfügbar binnen XXh*" = über den GH lieferbar
- "nicht verfügbar" = kein VK-Preis aus der Lauer Taxe vorhanden oder kein Lagerartikel, nicht über den GH lieferbar
Wie kann man die Google Bewertungen im Webshop anzeigen lassen?
Im Apotheken-Backend können Sie die Sternanzeige der Google Bewertungen im Menüpunkt "Meine Apotheke - Webseiten Features - Anzeige Google Bewertungen" manuell aktivieren und deaktivieren. Bei Apotheken mit einer schlechten Google Bewertung (wenig Sterne) empfehlen wir, die Anzeige zu deaktivieren.
Kann ich als Apotheke auch Google Analytics nutzen?
Im Apotheken-Backend haben Sie die Möglichkeit ihren Tracking ID Code zu hinterlegen und können somit Google Analytics mit der Website verknüpfen und Auswertungen durchführen. (Dafür ist ein eigener Google Analytics Account notwendig.) Darüber kann dann das vollumfängliche datenschutzkonforme Tracking auf Apothekenebene für alle Seiten eingesehen werden. Sollten Sie noch keinen Google Analytics Account besitzen, können sie dies mit Hilfe folgender Anleitung tun: https://www.topdigital.de/assets/Google_Analytics_Anbindung_Anleitung.pdf
Soll ich meine Website bei dem Google Unternehmensprofil hinterlegen?
Ja, beim Google Unternehmensprofil können Sie eine Verlinkung zu Ihrer Website / Ihrem Webshop hinterlegen. Durch die Verknüpfung Ihrer Website-Lösung im GMB Account wird eine erhöhte Reichweite garantiert und Sie liefern potenziellen Kunden alle wichtigen Informationen zu Ihrer Apotheke, Ihren Dienstleistungen und Produkten.
Ihre Google Unternehmensprofil Seite ist nicht nur eine digitale Visitenkarte, sondern neben Ihrer Website-Lösung ein weiteres wichtiges digitales Schaufenster Ihrer Apotheke.
Das Google Unternehmensprofil ist ein effektives Marketinginstrument, da Ihre Seite mit der Google-Suche bzw. Google Maps verknüpft und damit Ihre lokale Auffindbarkeit optimiert wird.
Preise
Welcher der hinterlegten Preise wird für den Endkunden im Webshop angezeigt?
Existieren mehrere Quellen woraus der Preis gezogen werden kann, wird der gültige Preis gemäß dieser Reihenfolge am Artikel angezeigt (obere Postition schlägt untere):
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Eigener VK-Preis aus einer angeschlossenen Warenwirtschaft (WWS), worüber alle Preise abgeglichen werden oder aus dem Upload im Apotheken-Backend. Der Abgleich mit der WWS bedeutet jedoch nicht, dass zu allen Artikeln Preise geliefert werden, sondern nur zu den Artikeln, bei denen das WWS einen Preis übermittelt.
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Allgemeine Endverbraucher Preise (sind derzeit nur bei AHD Produkten und RX-Artikeln hinterlegt)
-
VKF-Preis
-
UVP (Über eine ABDATA-Schnittstelle)
WICHTIG:
Im Webshop werden Artikel, die an sich verfügbar sind, aber keinen Preis haben, mit der Lieferzeit 'online nicht verfügbar' angezeigt.
Anbindung Warenwirtschaft - Beauftragung Schnittstelle beim Warenwirtschaftshaus
Beauftragung
Wie häufig findet ein Preisabgleich mit der Warenwirtschaft statt?
Preise werden im Normalfall einmal täglich mit der WWS abgeglichen.
Wie kann ich ohne angeschlossene Warenwirtschaft meine Preise pflegen?
Schauen Sie sich dazu das Videotutorial an. Hier wird Ihnen gezeigt, wie Sie mittels einer Exceltabelle die Datei so aufbereiten, um die aktuellen Preise Ihrer Apotheke einzubinden. Diese Tabelle können sie aus Ihrer WWS exportieren. Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen WWS-Anbieter.
Online Bezahloptionen
Welche Online-Bezahloptionen gibt es?
Durch eine mögliche Anbindung des Onlinepayment-Anbieters PayPal können Ihre Kunden bspw. mit folgenden Varianten online bezahlen.
** - Paypal**
- Lastschrift
- VISA-Kreditkarte
Das erleichtert die Abholung oder die Lieferung per Botendienst.
Was kostet mich die Nutzung von Paypal Plus?
Eine aktuelle Gebührenübersicht finden Sie hier.
Wie wird PayPal Plus angebunden?
- PayPal Plus wird ebenso einfach und schnell wie andere Schnittstellen eingebunden.
- Hierfür ist ein bestehendes Konto erforderlich.
- Die Daten werden in der entsprechenden Maske und unter Punkt 2.2 im Ersteinrichtungsassistenten hinterlegt.
- Anleitung für erstmalige Einrichtung von PayPal Plus:
-
Login unter **https://developer.paypal.com/docs/paypal-plus/germany/integrate/ **- ein gültiges Geschäftskundenkonto mit Plus-Service-Freischaltung vorausgesetzt.
-
Wählen Sie im Dashboard den Punkt "My Apps & Credentials" aus. Wählen Sie hier bitte den Modus "Live" (muss blau hinterlegt sein). Voreingestellt ist immer der Sandboxmodus.
-
Klicken Sie auf "Create app" und geben Sie dort einen Namen an, wie z.B. „Alphega / gesund leben Portal". Dieser Name ist nur für Sie zur Anzeige und Identifikation der einzelnen API-Daten im Dashboard. Bestätigen Sie die Eingabe.
-
Sie erhalten direkt im Anschluss die Informationen zu den erstellten Schlüsseln. Die Felder Client ID und Secret müssen dann für die Schnittstellenaktivierung im Apothekerlogin hinterlegt werden. Als Markenname sollten Sie den Hauptnamen Ihrer Apotheke verwenden, da dieser bei Zahlungsvorgängen auf der PayPal-Seite angezeigt wird.
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Domainverwaltung
Wie kann ich mit einer eigenen Domain auf die Digitale Offizin zugreifen?
Hierzu gibt es 3 Optionen
Option 1: Sie haben noch keine eigene Domain.
Eine Wunschdomain kann jederzeit über GEHE / AHD per Bestellformular gebucht werden. (Wenden Sie sich ggfs. an Ihren Ansprechpartner im Außendienst). Vorab können Sie z.B. über www.denic.de oder www.ionos.de prüfen, ob Ihre Wunschdomain noch verfügbar ist.
Option 2: Sie haben bereits eine eigene Domain und möchten diese zu GEHE / AHD umziehen.
Dazu sind folgende Schritte erforderlich:
- Kündigung / Umzug an bestehenden Provider melden und Autorisierungscode / Umzugscode für die entsprechende Domain anfordern.
(Sollten Sie nicht (mehr) wissen, wer Ihre Domain hostet, kann dies ggfs. über www.whois.de recherchiert werden) - Alle E-Mails im aktuell verwendeten Postfach sichern / archivieren, da das Postfach nicht mit umgezogen wird.
- Domainname und Authorisierungscode an online@gehe.de bzw. digital@alliance-healthcare.de weiterleiten, so dass wir innerhalb der nächsten 30 Tage den Umzug der Domain in die Wege leiten können. Anschließend verknüpfen wir die Domain mit der GEHE / AHD Website.
Teilen Sie uns bitte auch mit, wann wir den Umzug der Domain starten können (sobald Sie Ihr E-Mail-Postfach gesichert haben) und welche E-Mail-Adresse(n) ggfs. mit umgezogen werden soll(en) bzw. ob zusätzlich neue eMail-Adressen mit angelegt werden sollen. - Nach dem Umzug erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten für das neue Postfach und können sich dort einloggen sowie das Postfach in Ihrem E-Mail Programm entsprechend einrichten.
Sollten künftig neue E-Mail Adressen genutzt werden (z.B. auch für Bestelleingänge aus dem onlineshop), pflegen Sie diese bitte direkt in Ihrem Backend entsprechend.
Option 3: Sie haben bereits eine eigene Domain bei einem externen Anbieter und möchten diese nicht umziehen, jedoch trotzdem die Domain mit der Digitalen Offizin verknüpfen.
In diesem Fall muss der externe Anbieter entsprechende DNS-Einstellungen für die Domain hinterlegen, [siehe Anhang]. (/assets/faq/DNS-Einstellungen_Domain_externe-Anbieter.pdf)
Sobald dies erfolgt ist, senden Sie bitte eine Info mit Nennung der Domain an pflege@musterapotheke.com, damit die Domain final konnektiert werden kann.
Verwaltung von Bestellungen
Wie sehen wir, wann und ob eine Bestellung eingegangen ist?
Über einen Bestelleingang werden Sie immer per Fax und/oder Email benachrichtigt. Dies ist standardmäßig so eingestellt.
- Non-RX Bestellungen sehen Sie direkt in der Email oder im Fax.
- RX-Bestellungen finden Sie aus DSGVO-Gründen in Ihrem Apotheken-Backend.
- Im Backend können sie den Rezeptanhang und die Rezeptdaten einsehen und bearbeiten.
- Aus dem Backend heraus können Sie zusätzlich Ihre Kunden per Mail über den Bestellstatus informieren.
Sobald Sie eine Schnittstelle zu Ihrer Warenwirtschaft gebucht haben, erscheinen Bestelleingänge auch zusätzlich in Ihrer Warenwirtschaft.
Wie nehme ich nach einer Bestellung Kontakt zum Endverbraucher auf?
In der Bestelleingangsbestätigung erhalten Sie die Kontaktdaten (Email und Telefonnummer) des Endverbrauchers. Hierüber können Sie bei Bedarf Kontakt zum Kunden aufnehmen.
Um den Kunden über seinen Bestellstatus zu informieren, können Sie diesem im Backend unter Bestellungen eine entsprechende Mail zukommen lassen.
Gibt es für den Endverbraucher eine Bestellmengen-Begrenzung?
Für Arzneimittel wird die maximale Bestellmenge auf 5 begrenzt. Bei Freiwahl-Artikeln gibt es keine Begrenzung.
Registrierung
Kann die Bestätigungsmail nach erfolgreicher Registrierung erneut angefordert werden?
Ja, das ist möglich. Eine offene Registrierung wird 24h gespeichert. Sollte keine Bestätigungs-Email eingegangen sein, bitte zuerst den Spam-Ordner kontrollieren. Ist dort auch keine Email eingegangen, kann über folgende Links eine neue Bestätigung-Email angefordert werden:
Notdienstanzeige
Die Notdienstanzeige meiner Apotheke wird nicht korrekt angezeigt. Woran kann das liegen?
Die Notdienstdaten werden per Schnittstelle über den DAV (apotheken.de) abgerufen. Dieser bezieht die Daten auch nur von anderen Quellen.
Sollten entsprechende Daten nicht korrekt hinterlegt sein, muss der DAV einbezogen werden oder über die zuständige Kammer die Notdienstdaten korrigiert werden lassen.
Produkt & Funktionalitäten
In wie weit können Inhalte individualisiert werden?
Es gibt viele Möglichkeiten, damit Ihre Website mit integriertem Webshop zum digitalen Pendant Ihrer Offizin wird. Designs, Farben, Bilder, Texte und vieles mehr können einfach auf Ihre Bedürfnisse und das Erscheinungsbild Ihrer Apotheke vor Ort angepasst werden.
- Umfangreiche Gestaltungsfreiheit
- Einfache Einrichtung und Verwaltung
- Individueller Content
Werden die Inhalte und Artikel automatisch aktualisiert?
Die Seite wird stetig aktuell gehalten. Von redaktionellen Inhalten, wie Ratgebertexten, Gewinnspielen, Beiträgen bis hin zum vollen Sortiment mit allen Laieninformationen und bis zu 80.000 Produktabbildungen und relevanten Produkt- und Artikelinformationen.
Welche Funktionalitäten und Features bietet die digitale Offizin?
- Basisinformationen (Kontakt, Anfahrt, Öffnungszeiten, Dienstleistungen, Notdienst, Social Media Verlinkung)
- Integration „Saisonale Angebote“-Aktionsartikel inkl. aktueller (Handzettel-)Rabattvariante
- Automatisierte Ausgabe aller jeweils aktueller Alphega-Aktionen
- Einstellung von apothekenindividuellen Inhalten wie eigene Aktionen, Veranstaltungen, News, besondere Dienstleistungen, etc.
- Vorstellung Apothekenteam
- Eigene Domain buchbar/übertragbar
- Filialverknüpfung
- Produktsortiment mit ABDA-Produktdaten, Preisen und Packshots inkl. LMIV-Angaben
- Merkzettel-Funktion
- Vorbestellung via Click & Collect inkl. (e)-Rezeptupload
- Botendienstfunktionalität
- Online-Bezahlmöglichkeit via PayPal-Plus-Account
- Schnittstelle zu gängigen Apothekensystemen für Verfügbarkeit & Preise (kostenpflichtig) oder ausschließliche GH-Lagerverfügbarkeit
- ABDA-Notdienstdaten
- Integration Website-Tracking via Google-Analytics
Ersteinrichtungsassitent
Wie lange dauert die Ersteinrichtung ca.?
- Für die Einstellung der Pflichtangaben sowie der zum Start relevantesten Informationen wie Öffnungszeiten, Apothekenlogo oder Lieferarten, benötigt man ca. 45 Min.
- Es ist von Vorteil, wenn man sich alle Informationen zu Medizinproduktsicherheit, Datenschutz, Apothekenkammer, Aufsichtsbehörde, Berufshaftpflichtversicherung etc. bereits zuvor zurecht legt
Auf welche Angaben sollte ich nicht verzichten?
- Alle Pflichtfelder sind auszufüllen
- Angaben zum Apothekenteam als Ausdruck Ihrer Persönlichkeit sind bereits von Beginn an zu empfehlen
- Die Möglichkeit zur Hinterlegung von eins bis zwei Großhändlern sollte nicht ausgelassen werden
Worauf sollte ich bei der Durchführung achten?
Bei der Durchführung sollten die Daten stets auf Richtigkeit geprüft und die relevantesten Daten vollständig hinterlegt werden
Apothekensysteme & Warenwirtschaft
Welche Warenwirtschaftssysteme (WWS/WAWI) lassen sich derzeit an den Webshop anbinden?
- PHARMATECHNIK (IXOS)
- LAUER FISCHER (Winapo64)
- ADG (S3000/A300)
- AWINTA (Prokas/Adas III)
- AWINTA ONE
- PRISMA (Aposoft)
Bei der Systemanbindung erfolgt im ersten Schritt die Buchung der betroffenen Schnittstelle durch die Apotheke beim jeweiligen Systembetreiber. GEHE und Alliance Healthcare erhält daraufhin die Anweisung, betroffene Daten bereitzustellen bzw. notwendige Zugangsdaten im Shopbetreiber-System (Fa. Mauve) zu hinterlegen.
Beauftragung (Formulare zum Download)
Wie sieht der Bestelleingang bei dem Warenwirtschaftssystem (WWS) der ADG aus?
Systemseitig (bei ADG) können Sie einstellen auf welchem Rechner eingehende Bestellungen angezeigt werden sollen. Zusätzlich kommt ein automatischer Ausdruck. Dies sieht dann wie folgt aus...
Wie sieht der Bestelleingang bei dem Warenwirtschaftssystem (WWS) von Pharmatechnik Ixos aus?
Bei Pharmatechnik kommt ein automatischer Ausdruck von OTC-Bestellungen. Dies sieht dann wie folgt aus...
Eingehende Rezepte werden so angezeigt...
Wie sieht der Bestelleingang bei dem Warenwirtschaftssystem (WWS) von Lauer Fischer aus?
Eingehende Bestellungen bei Lauer Fischer sehen Sie im System wie folgt...
Werden Bestelleingänge von Kunden, die als Stammkunde bereits registriert sind auch unter deren Stammdaten im WWS gespeichert?
Je nach Warenwirtschaftssystem kann man nach einem Bestelleingang eines Kunden eine Maske im System anklicken, um die Bestellung einem bestimmten Stammkundenkonto zuzuordnen bzw. diese auf eine Kundenkarte zu buchen. In diesem Zuge kann man auch direkt prüfen, ob alle Daten des Kunden noch übereinstimmen und es derselbe Kunde ist (Telefonnummer, eMail Adresse, etc). Alternativ kann man den Bestelleingang auch unter "temporärer Kunde" buchen
Ansprechpartner und Service Kontaktdaten
An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Bei Fragen rund um den Vertrag, zum Stand einer Themenumsetzung und bei weiteren offenen Punkten können Sie sich gerne direkt an Ihren zuständigen Außendienst aus der Region wenden.
Bei inhaltlichen/konzeptionellen Fragen und allen Schwierigkeiten rund um das Thema Digitale Offizin nutzen Sie gerne (unter Nennung Ihrer Kundennummer) folgende Kontaktmöglichkeiten:
- AHD: Hotline: 0800 2255 243 35 // E-Mail: digital@alliance-healthcare.de
- GEHE: Hotline: 0711 57719 792 // E-Mail: online@gehe.de
Bei technischen Problemen ihrer digitalen Offizin können Sie sich jederzeit an unseren Partner Mauve wenden. Die Kollegen unterstützen Sie auch gerne bei besonderen Fragestellungen. Schreiben Sie hierfür eine E-Mail an:
- pflege@musterapotheke.com
Kann ich auch bundesweit liefern?
Man kann im Bereich "Artikelverfügbarkeiten & Zahlungsweisen" unter "Lieferarten" PLZ-Gebiete eintragen, in die auch per Bote geliefert wird.
Um einen größeren PLZ-Bereich abzudecken, reicht die Eingabe der führenden Ziffern der PLZ. Diese kann durch Eingabe beliebig vieler Ziffern der PLZ ohne Leerzeichen, durch Komma getrennt, in das Feld PLZ-Gebiete eingegeben werden.
Beispiele
- um das gesamte PLZ-Gebiet von 01067 bis 09669 zu erfassen reicht eine 0
- um bestimmte PLZ-Gebiete bspw. einer Stadt zu erfassen, reichen die führenden Stellen der PLZ-Gebiete bspw. 101,102,103 somit werden die Stellen 4 und 5 mit erfasst und müssen nicht separat eingegeben werden
Lizenz für Avoxa und die ABDATA
Hat GEHE/AHD eine Lizenz für AVOXA und die ABDATA-Datenbank?
Für die Artikelstammdaten der ABDATA gibt es eine Lizenzierung durch mauve.
Eine Lizenzierung mit AVOXA ist seitens GEHE vorhanden.